Datenschutzerklärung Online-Bewerbungsverfahren
Deutsch:
Allgemeines
Wir stellen Ihnen diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um Sie darüber zu informieren, wie wir mit Ihren im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
ecoworks GmbH
Lübecker Str. 1-2
10559 Berlin | Deutschland
Telefon: +49 30 12085410
E-Mail: kontakt@ecoworks.tech
Eintragung im Handelsregister Berlin Charlottenburg unter HRB 200022 B
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 180 Tagen über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies erfolgt jedoch nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. Sofern Sie einen Antrag auf Reisekostenerstattung stellen, benötigen wir darüber hinaus auch Ihre Bankverbindungsdaten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Art. 88 DSGVO
i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG.
Sofern Sie uns darüber hinaus Daten zu Ihrer Person freiwillig mitteilen (z.B. optionale Angaben oder Datenverarbeitungen im Rahmen von Referenztelefonaten), verarbeiten wir diese auf der Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG.
Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Ihre personenbezogenen Daten werden an Greenhouse Software, Inc. weitergegeben, einem Anbieter von Cloud-Diensten, der von ecoworks GmbH beauftragt wurde, den Einstellungs- und Rekrutierungsprozess im Namen von ecoworks GmbH zu verwalten. Dementsprechend werden Ihre Daten in erster Linie im Greenhouse Software, Inc. EU-Rechenzentrum gespeichert. Es kann jedoch sein, dass Daten zu und von ihren Servern in der EU und den USA für wesentliche Geschäftstätigkeiten, einschließlich technischer Unterstützung, Unterverarbeitungsdienste und andere, übertragen werden. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten, indem Sie uns unter talent@ecoworks.tech kontaktieren.
Ihre Daten behandeln wir selbstverständlich vertraulich und übermitteln diese nur an Dritte, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie in die Datenweitergabe einwilligen. Wir setzen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens streng weisungsgebundene Dienstleister ein, die uns im EDV-Bereich unterstützen (insbesondere Greenhouse Software Inc., die eine Bewerbermanagement-Software anbietet) und mit denen gesonderte Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen wurden.
Es kann zudem vorkommen, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen an Empfänger in Staaten außerhalb der EU / des EWR übermitteln. Soweit es für das betreffende Land keinen Angemessenheitsbeschluss der EU gibt und somit ein niedrigeres Datenschutzniveau als in der EU herrscht, treffen wir geeignete Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus. Hierzu gehören insbesondere sog. Standardvertragsklauseln, die wir mit den Datenempfängern vereinbaren. Dies gilt insbesondere für Google G Suite als Cloud-Lösung, in der u.a. auch Personalunterlagen gespeichert sind. Weitere Informationen zu den angemessenen Garantien und Kopien von ihnen erhalten Sie auf Anfrage von unserem Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe unten).
Herkunft der Daten:
Neben den von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten beziehen wir ggfs. Daten zu Ihrer Person, die bei Xing öffentlich einsehbar sind (Profilinformationen) sowie von Personen, die Sie uns gegenüber als Referenzperson angegeben haben.
Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Widerspruchsrecht
In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e) oder f) DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus haben Sie als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde in Berlin geltend gemacht werden. Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an: kontakt@ecoworks.tech
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz nord GmbH,
Kurfürstendamm 212, 10719 Berlin, office@datenschutz-nord.de, Tel.: +49 30 30877490.
Datenlöschung
Soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist existiert, werden die Daten gelöscht, sobald eine Speicherung nicht mehr erforderlich, bzw. das berechtigte Interesse an der Speicherung erloschen ist. Sofern keine Einstellung erfolgt, ist dies regelmäßig spätestens 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach Zugang der Absage der Fall. Wir löschen Daten auch, wenn Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten widerrufen. In Einzelfällen kann es zu einer längeren Speicherung von einzelnen Daten kommen (z.B. Reisekostenabrechnung). Die Dauer der Speicherung richtet sich dann nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Eine weitergehende Speicherung Ihrer Daten ist zudem zulässig, sofern die Weiterverarbeitung nach erfolgter Interessenabwägung von uns zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Sofern es nicht zu einer Einstellung gekommen ist, Ihre Bewerbung aber weiterhin für uns interessant ist, fragen wir Sie, ob wir Ihre Bewerbung für künftige Stellenbesetzungen weiter vorhalten dürfen. Diese längere Aufbewahrung erfolgt auf der Grundlage Ihrer widerrufbaren Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a), Art. 7 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 2 BDSG.
Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf https://www.ecoworks.tech/datenschutz unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.
English:
GDPR Data Processing Policies during the recruitment process
By applying to our roles, you expressly give your consent to your data being processed by ecoworks GmbH as described below.
ecoworks GmbH
Lübecker Str. 1-2
10559 Berlin | Deutschland
Telefon: +49 30 12085410
E-Mail: kontakt@ecoworks.tech
Entry in the Commercial Register: Berlin Charlottenburg unter HRB 200022 B,
What data is collected?
talent@ecoworks.tech is collecting and storing your application documents (resume and cover letter) and contact details: your email address and phone number, as well as further data that you are providing as a part of your application to ecoworks GmbH.
What is the purpose of collecting this data?
Our company processes this data for recruitment purposes only. ecoworks GmbH is using the applicant tracking system Greenhouse (data processor) to process and store your data while the recruitment process is active.
Consequently, ecoworks GmbH (Controller) may use your personal data (contact details eg. name, phone number, email address, home address and uploaded documents as cover letter or CV) in relation to the evaluation and selection of applicants including for example setting up and conducting interviews and tests, evaluating and assessing the results therefore and as is otherwise needed in the recruitment processes including the final recruitment.
Your personal data is shared with Greenhouse Software, Inc., a cloud services provider and engaged by Controller to help manage its recruitment and hiring process on Controller’s behalf. Accordingly, your data will primarily be stored at rest in Greenhouse Software, Inc. EU data center. However, it may transfer data to and from their servers in the EU and the US for essential business activities, including technical support, sub-processor services, and others. You can obtain a copy of the standard contractual clauses by contacting us at talent@ecoworks.tech
How long is the data stored?
We will store your data for a total of 6 months (180 days) after your application has been rejected and delete your data after this period has expired, as we are legally obliged to store and then delete your data.
If you would like your data to be deleted, correct any inaccuracies or restrict our processing of your data, please send a request to Talent Team, talent@ecoworks.tech